สถานกงสุลใหญ่ประเทศอิตาลี ณ นครนิวยอร์ก กำลังถูกตรวจสอบอย่างหนักหลังจากผู้สมัครวีซ่ารายงานถึงความล่าช้าในการคืนหนังสือเดินทางอย่างที่ไม่เคยปรากฏมาก่อน โดยบางรายต้องรอนานถึงหกสัปดาห์ ซึ่งนานกว่าระยะเวลาที่แจ้งไว้ถึงสามเท่า www.visahq.com ตามโพสต์ใน r/SchengenVisa ผู้สมัครรายหนึ่งที่ยื่นคำร้องเมื่อวันที่ 3 กุมภาพันธ์ ยังคงพบว่าธนาณัติยังไม่ได้ถูกขึ้นเงินและไม่มีการอัปเดตสถานะการติดตาม ณ วันที่ 15 มีนาคม แม้จะได้รับคำยืนยันจากเจ้าหน้าที่วีซ่าว่าเอกสารจะถูกส่งคืนก่อนกำหนดการเดินทางในวันที่ 1 มีนาคมก็ตาม ทั้งนี้ ภารกิจในนิวยอร์กได้ดำเนินการวีซ่าระยะสั้นมากกว่า 47,000 รายการในปี 2025 ทำให้เป็นสถานกงสุลของอิตาลีที่มีงานยุ่งมากที่สุดเป็นอันดับสามของโลก

ปัญหาค้างคาดูเหมือนจะเกิดจากความท้าทายด้านการดำเนินงานหลายประการรวมกัน การเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วของการท่องเที่ยวช่วงปิดเทอมฤดูใบไม้ผลิและโปรแกรมโรงเรียนภาคฤดูร้อนช่วงต้นปี ประจวบเหมาะกับการขัดข้องบางส่วนของระบบข้อมูลวีซ่า (VIS-IT) ในเดือนกุมภาพันธ์ ส่งผลให้เกิดความล่าช้าในการดำเนินการที่เจ้าหน้าที่ยังคงต้องเร่งจัดการ นอกจากนี้ สถานกงสุลในอินเดียยังได้กำหนดเพดานโควตาซึ่งส่งผลกระทบต่อเนื่องไปทั่วโลก เนื่องจากไฟล์เอกสารกระดาษต้องรอคิวเพื่อป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบวีซ่า www.visahq.com ผู้สมัครรายงานว่าได้รับเพียงอีเมลตอบกลับอัตโนมัติว่า "อยู่ระหว่างการพิจารณา" เมื่อสอบถามสถานะ ทำให้ไม่สามารถวางแผนการเดินทางหรือจองที่พักได้

เพื่อบรรเทาสถานการณ์ดังกล่าว ที่ปรึกษาด้านการตรวจคนเข้าเมืองแนะนำให้แนบหลักฐานการเดินทางที่ใกล้จะถึง เช่น บัตรเข้าชมงานประชุมหรือการจองโรงแรม เพื่อกระตุ้นให้มีการดำเนินการลำดับความสำคัญ สำหรับนักเดินทางเพื่อธุรกิจ แนะนำให้ดำเนินการขอวีซ่าเชงเก้นแบบเข้า-ออกได้หลายครั้ง (multi-entry) ล่วงหน้าก่อนวันต่ออายุ และพิจารณาเส้นทางเลือกอื่นผ่านสถานกงสุลในวอชิงตัน ดี.ซี., ไมอามี หรือชิคาโก ซึ่งยังมีคิวว่างสำหรับการนัดหมายมากกว่า ในอนาคต ร่างกฎหมายที่เสนอต่อวุฒิสภาอิตาลีจะรวมศูนย์การรับคำร้องวีซ่าในอเมริกาเหนือไว้ที่ศูนย์กลางการดำเนินการเพียงแห่งเดียวในกรุงโรม โดยจ้างหน่วยงานภายนอกในท้องถิ่นในการเก็บข้อมูลอัตลักษณ์บุคคล (biometric) ซึ่งเป็นรูปแบบที่ฝรั่งเศสและสเปนใช้อยู่แล้ว